Pulssikysely - avain jatkuvaan palautteenkeruuseen
Pulssikyselyitä käytetään jatkuvaan palautteenkeruuseen - voit ajatella niitä organisaation sykkeen mittaamisen välineenä. Miten henkilöstöllämme tänään menee ja mihin suuntaan saamamme palautteet kehittyvät? Onko tiimien tai esimiesten saamissa tuloksissa eroja ja onko tuloksissa mitään, mihin pitäisi tarttua jo ensimmäisistä indikaatioista lähtien?
Kuva. Esimerkki pulssikyselyn tulosten kehityksestä ja vertailusta osastoittain.
Pulssikyselyt tuovat kaivattua jatkuvuutta henkilöstön arviointiin. Pelkän poikkileikkaustiedon lisäksi voidaan seurata pitkittäistä kehitystä. Verrattuna vuosikyselyihin pulssikyselyt antavat mahdollisuuden tehdä korjaavia toimenpiteitä lyhyemmällä viiveellä ja havainnoida esimerkiksi kiireaikojen vaikutuksia henkilöstön hyvinvointiin.
Yrityksiss on vuosien mittaan tapahtunut käänne tiedolla johtamiseen, tai siitä ainakin puhutaan ja kirjoitetaan paljon. Miten tiedolla johtamisessa huomioidaan laadulliset elementit ja niiden kehitys? Usein lyhyen aikavälin kehitystä tarkastellaan talouslukujen ja suoritteiden näkökulmasta, mutta tärkein tuotannontekijä - oman talon motivoitunut väki - jää vuositarkastelujen tai esimiesten kenttäarvioiden varaan. Näin ei tarvitse olla, vaan myös henkilöstön fiilis voidaan ja kannattaa ottaa jatkuvan mittaamisen piiriin.
Pulssikyselyjä kannattaa tehdä, mutta mikä on sinun tyylisi?
- Pulssikysely ei ole pakollinen paha vaan siitä kannattaa ottaa kaikki hyöty irti. Esimerkiksi käy oheinen HR-pulssikysely, jossa tyytyväisiltä työntekijöiltä kysytään suosittelukommentteja ja rekrytointivinkkejä, toisaalta korjaavaa palautetta antaneilta työntekijöiltä kysytään syventäviä kysymyksiä siitä, mistä syystä he arvostelevat työnantajaa.
- Pulssikyselyt kannattaa pitää lyhyinä, ne kun toistuvat usein. Lyhyimmillään kyselyssä voi olla vaikka vain 1 eNPS (employer net promoter score) -kysymys ja sitä täydentävä vapaapalaute. eNPS-kysymyksellä selvitetään sitä, ovatko työtekijät valmiita suosittelemaan teitä työnantajana.
- Viime vuosina olemme huomanneet, että uusi trendi on jakaa laaja vuosittainen henkilöstökysely pienempiin, vaikkapa viiden kysymyksen sarjoihin ja kysyä näin pulssikyselyssä eNPS sekä vaihtuva osa vuosittaisista kysymyksistä. Tämä tapa sopii tiiviissä työtahdissa työskenteleville, eli kerralla kyselyn täyttämiseen menee vain lyhyt aika, mutta vuosittain kerätään laaja tietopaketti perinteisten henkilöstökyselyjen malliin.
- Yleisesti voidaan sanoa, että kaikki pulssikyselyn tyylit sopivat hyvin tiiviiseen eli esimerkiksi kuukausittaiseen palautteenkeruuseen. Kaikkein lyhintä pulssikyselyä (eNPS+vapaa palaute) käytetään tietyissä yrityksissä jopa jatkuvasti intranetissä avoinna olevaan mittaamiseen, jolloin organisaation "kuumemittari" seuraa tilannetta jatkuvasti.
- On hyvä huomata, että vastausprosentti myös pulssikysymyksiin riippuu pitkälti siitä, millainen arviointi- ja kehittämiskulttuurinne on. Jos henkilöstö tietää, että heidän kyselyvastauksillaan on vaikutusta organisaation (johdon) toimintaan, vastausprosentit ovat korkeita, vaikka palautetta kysyttäisiin usein.
Lopuksi
Palataan kirjoituksen lopuksi vielä siihen organisaation sykkeen mittaamiseen. Zeffiltä kysytään usein, onko olemassa jokin yksittäinen kysymys, joka summaa yhteen organisaation hyvinvointia ja jota tarkastelemalla pystyisi nopealla vilkaisulla sanomaan, millainen oma tilanne on. Yksi hyvä ehdokas tällaiseksi sykeluvuksi on jo aiemmin mainittu eNPS (employer net promoter score; työnantajan nettosuositteluarvo).
Useissa asiakastapauksissa on päädytty pitkällisen arvioinnin jälkeen käyttämään nimenomaan tätä arvoa summaavana tekijänä. Jos työntekijöiden halukkuutta suositella työnantajaansa seurataan pulssikyselyillä pitkäjänteisesti, voidaan mahdolliset käänteet negatiiviseen tunnistaa ja mahdollisiin ongelmiin voidaan puuttua, ennen kuin esimerkiksi henkilöstön poistuma kasvaa liialliseksi.
Kuva 2. Työnantajan nettosuositteluarvon kehitys ajan mittaan toimii yhteenvetävänä tunnuslukuna.
Tässä tekstissä olemme käsitelleet pulssikyselyitä erityisesti henkilöstökyselyiden näkökulmasta, mutta ne soveltuvat myös muihin kuin henkilöstökyselyihin. Jatkuvaa mittaamista voidaan tehdä myös vaikkapa asiakaskuuntelun tai riskinarvioinnin suhteen. Nämä ovat laajoja aiheita ja ansaitsevat omat blogitekstinsä. Joka tapauksessa Zeffi voi vuosikymmenten kyselypolun jälkeen suosittaa pulssikyselyitä jatkuvan palautteenkeruun välineiksi ja kertoo mielellään parhaista käytännöistä.