<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=115745&amp;fmt=gif">

ZEFin blogista löydät arvokasta tietoa kyselyistä, tiedolla johtamisesta ja tiedonkeruusta.

close
Kirjoittaja Riikka Suuronen
heinäkuuta 29, 2019

Taustatiedoilla pystyt rikastuttamaan kyselyn raporttia ja ymmärrät syvemmin kyselysi vastaustuloksia. Esimerkiksi asiakastyytyväisyyskyselyssä sinua saattaa kiinnostaa, mikä tuote asiakkaallasi on käytössä tai henkilöstökyselyssä haluat tietää, missä tiimissä henkilö työskentelee. Kun käytät näitä taustatietoja, voit helposti vertailla vastauksia: tiimin A työntekijät ovat tiimin B työntekijöitä tyytyväisempiä tietyssä asiassa, tuotteen Z käyttäjiä harmittaa palvelun laatu ja niin edelleen.

Kun tiedät, missä suurimmat kehityskohteet ovat, voit miettiä, mistä erot johtuvat ja ryhtyä toimenpiteisiin. Taustatietoja voi hyödyntää myös suodatettujen raporttien jakamiseen tietyille henkilöille, vaikkapa tiimien esimiehille tai organisaation palveluvastaaville.


Taustatietojen hyödyntäminen Zeffin kyselyissä

Taustatietoja on kahta erilaista tyyppiä: on kysyttyjä taustatietoja sekä kontaktiin (eli henkilöt, joille lähetät kyselyn) linkitettyjä taustatietoja.

Kysytty taustatieto tarkoittaa nimensäkin mukaisesti sitä, että tieto, esimerkiksi henkilöstökyselyyn vastaajan tiimi, selvitetään kysymällä sitä kyselyssä. Tällöin vastaaja joko kirjoittaa vastauksen kysymyksen vastauskenttään tai valitsee sen annetuista vaihtoehdoista. Kysytyn taustatiedon etuna on, että vastaajan anonymiteetti säilyy ja vastaajalla on luottavainen olo, koska hän antaa itse juuri sen tiedon, jonka haluaa antaa. Kysytyllä taustatiedolla voit myös kysyä sellaisia asioita, jotka eivät ole tiedossasi.

Linkitetty taustatieto on tieto, jonka lisäät kontaktin yhteyteen. Linkitetyllä taustatiedolla varmistat tiedon luotettavuuden sekä säästät kyselyyn vastaavan aikaa ja vaivaa. Jos on olemassa mahdollisuus, että asiakkaasi ei ole varma, mikä tuote hänellä on käytössään, sinun kannattaa linkittää tuotetta koskeva tieto kontaktiin sen sijaan, että kysyt sitä kyselyllä. Vaikeat kysymykset voivat nimittäin johtaa siihen, että vastaaja antaa väärää tietoa tai keskeyttää vastaamisen (lue täältä lisää, miten opit kyselymestariksi). Zeffissä voit koska tahansa helposti muokata ja rikastuttaa kontaktin taustatietoja.

 

Huomioi nämä asiat taustatietoja käyttäessäsi

Kyselyn vastaukset voidaan käsitellä anonyymisti tai luottamuksellisesti. On tärkeää, että taustatietoja käyttäessäsi ymmärrät näiden eron.

Vastausten anonyymi käsittely tarkoittaa sitä, että vastaaja ei saa henkilökohtaista vastauslinkkiä. Tällöin et voi käyttää kyselyssä linkitettyjä taustatietoja, koska niitä ei – samoin kuin vastaajan sähköpostiosoitettakaan ei – voi yhdistää raportilla yksittäisiin vastauksiin. Voit toki kysyä kyselyssä mitä tahansa tietoja, mutta huomioithan, että vastaajan anonymiteettisuoja voi kärsiä, jos taustatieto (esimerkiksi tieto työntekijän tiimistä) koskettaa vain muutamaa vastaajaa tai jos vastauksia tulee vähän.

Vaihtoehtoisesti voit lähettää vastaajalle henkilökohtaisen vastauslinkin ja hyödyntää linkitettyjä taustatietoja. Nämä tiedot voit yhdistää raportilla muihin vastauksiin, mutta halutessasi voit piilottaa raportilta kontaktin sähköpostiosoitteen. Tai voit kokonaan ulkoistaa kyselyn toteuttamisen organisaatiosi ulkopuoliselle henkilölle. Tätä tarkoittaa vastausten luottamuksellinen käsittely.

Linkitettyjä taustatietoja tulee käyttää eettisesti ja hyvien tapojen mukaisesti. Toisinaan on aiheellista kertoa vastaajille, mikäli heidän taustatietojaan käytetään, vaikka vastaukset käsiteltäisiinkin luottamuksellisesti. Se luo luottamusta sinun ja vastaajien välille sekä edistää organisaatiosi läpinäkyvyyttä. Anonyymeissä kyselyissä taustatietoja koskevat kysymykset kannattaa muotoilla tarkkaan harkiten.

Mitkä kyselyt kannattaa toteuttaa anonyymisti ja mitkä ei? Monet haluavat, että henkilöstökyselyiden vastaukset käsitellään anonyymisti, eli niissä käytetään kysyttyjä taustatietoja, ja asiakaskyselyissä hyödynnetään linkitettyjä taustatietoja, jolloin vastaajat saavat henkilökohtaiset vaustauslinkit. Sinä päätät lopulta, mikä on paras tapa toimia.

Taustatietoja, olivat ne sitten kysyttyjä tai linkitettyjä, kannattaa joka tapauksessa hyödyntää, sillä niiden avulla saat tarkempaa vastausdataa ja tiedät, mitä asioita organisaatiossasi tulee kehittää tulevaisuudessa!

 


Opi lisää taustatietojen käytöstä Zeffin kyselyissä ja ilmoittaudu mukaan elokuun koulutuswebinaariin Taustatietojen hyödyntäminen ja kyselyn lähettäminen Zeffillä!



Jaa blogi

ZEF kyselytyökalu - Aloita ilmaiseksi

Lue myös:

Asiakaskokemus Henkilöstön hyvinvointi Kyselyt Tiedolla johtaminen

Laadullinen tutkimus

Laatumielikuvien selvittäminen digitaalisessa kyselyssä Laadullinen tutkimus tarkastelee tutkittavan ilmiön laatuun, ei ...

Kyselyt Tiedolla johtaminen Johtaminen muutoksessa

Varmista korkea tasalaatuisuus monipuolisella arvioinnilla

Uutta: Caf-arviointikehys nyt Zeffissä Olemme toteuttaneet Zeffiin kansainvälisesti käytetyn Caf (Common Assessment Fram...

Kyselyt Tiedolla johtaminen

Raportti: Näistä asioista suomalaiset unelmoivat

"A dream you dream alone is only a dream. A dream you dream together is reality." John Lennon