<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=115745&amp;fmt=gif">
zef_logo.png
Ë
Toni Martikainen Toni Martikainen • elokuuta 3, 2017

Kuinka aloitat tiedonkeruun?


tiedonkeruu-strategia.png
On ennemminkin sääntö kuin poikkeus, että modernit yritykset keräävät tietoa liiketoiminnan kehittämistä varten. Olipa sitten tarkoituksena kehittää oman henkilöstön hyvinvoinnin tilaa tai esimerkiksi asiakkaiden nykytyytyväisyyttä, säännöllinen tiedonkeruu on enemmän kuin suositeltavaa. Toisaalta mikäli tietoa ei kerätä suunnitelmallisesti, jää se usein vain pölyttymään järjestelmiin, eikä sitä hyödynnetä tehokkaasti. 

Järjestelmällistä tiedonkeruuta

Suurimmalla osalla meistä on suunnitelmia kuukausiksi tai jopa vuodeksi eteenpäin. Näiden suunnitelmien avulla organisoimme elämäämme ja pyrimme tehostamaan työtämme. Kuinka moni meistä on kuitenkaan miettinyt tarkemmin yrityksen tai tiimin tiedonkeruuta? Oman kokemukseni mukaan ei kovinkaan moni. Tiedonkeruu nähdään liian usein väliaikaisena projektina, mutta ei osana organisaation arkea. Kun yrityksen tiedonkeruu tapahtuu projektiluontoisesti, on projektin päätyttyä helppo vain haudata sen aikana kerätty tieto syvälle pöytälaatikkoon.

Keräämme tietoa järjestelmällisesti usein vain kun on pakko, esimerkiksi kerran vuodessa. Toki edelläkävijöitäkin löytyy. Tiedonkeruu on nykypäivän digitalisoituvassa maailmassa äärimmäisen helppoa, jopa niin helppoa että sitä tehdään miltein vahingossa. Asiakasdataa saadaa esimerkiksi seuraamalla käyttäjiä, kysymällä tai vaikka jalostamalla Big Dataa. Sen omaksuminen osaksi rutiineja antaa kuitenkin monen organisaation kohdalla odottaa vielä itseään.

Eri tiimien välillä näkyy myös huomattavia eroja. Esimerkiksi markkinointitiimi saattaa kerätä tietoa hyvinkin monipuolisesti, mutta myyjät eivät välttämättä hyödynnä tuota dataa juuri missään. Ylätasolla tiedonkeruun tulokset jäävät harmillisen usein hyödyntämättä, eikä tiimeissä kerätty tieto heijastu päätöksentekoon. Tiedonkeruusta ei kuitenkaan kannata tehdä liian vaikeaa, eikä kaikkea sitä tule tehdä kerralla. Itse pyrin ajattelemaan tiedonkeruuta eräänlaisena palapelinä, joka rakentuu monesta pienemmästä osasesta, joka saadaan koostettua yhteen selkeän suunnitelman avulla.

Mistä kannattaa aloittaa?

Aivan kuten vanha sanontakin toteaa: hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Yhdessä rakennettu selkeä suunnitelma auttaa teitä ymmärtämään ne organisaation tärkeimmät kohtaamispisteet, joiden kehittämiseen olisi hyvä saada relevanttia tietoa eri sidosryhmiltä. Tässä vaiheessa on hyvä osallistaa organisaatiossanne työskenteleviä asiantuntijoita pohtimaan, mitä tietoa juuri he tarvitsevat onnistuakseen työssään paremmin. Vasta tämän jälkeen kannattaa paneutua siihen miten tuo haluttu tieto on mahdollista saada.

Itse suosittelen aloittamaan tiedonkeruun palautteen keräämisestä. Usein juuri konkreettisella palautteella on suuri merkitys oman kehittymisen kannalta. Esimerkiksi myyntitapaamisten jälkeen kerättävä palaute tukee myyjän kehitystä ja parantaa pitkällä tähtäimellä asiakkaidenne ostokokemusta. Miettikää siis kaikki ne kohtaamiset, jonka aikana tai jälkeen voisitte kerätä palautetta. Pyrkikää kuitenkin ensin yksinkertaisuuteen. Mikäli tiedonkeruuta on aikaisemmin tehty vain pakon edessä, ei kannata haukata liian isoa palaa kerralla. 

Suosittelen avaamaan yrityksen tiedonkeruutarpeita selkeän kaavion avulla. Tällöin pääsette helpommin näkemään, mitä tietoa ja millä välineillä organisaation eri yksiköt tai tiimit tietoa keräävät. Mikäli yhteisiä tarpeita löytyy, on tärkeää yhdenmukaistaa niiden kerääminen. Tällöin vältätte ylimääräisen työn sekä pystytte paremmin vertailemaan tuloksia tiimien ja yksiköiden välillä. Tästä hyvänä esimerkkinä on asiakastyytyväisyys, jota usein kerää yrityksen asiakaspalvelun lisäksi myös markkinointitiimi. Välttäkää keräämästä samaa tietoa kahdesti, ellei siihen ole jokin selkeä peruste.

Merkitkää suunnitelmaan myös tiedon elinikä eli se aika, jolloin tieto on vielä relevanttia. Mikäli esimerkiksi markkinatutkimus on tehty vuosi sitten, miettikää voitteko hyödyntää sitä enää. Jos tietoa tarvitaan jatkuvasti, suosittelen harkitsemaan voisiko samaa tietoa kerätä hieman useammin esimerkiksi pulssimaisesti. Näin saatte karsittua turhaa tiedonkeruuta ja pääsette oikeasti hyödyntämään kerättyä dataa.

Mitä sen jälkeen?

Kun olette saaneet selkeän suunnitelman valmiiksi, on aika valita osa-aluekohtaisesti yksi vastuuhenkilö, jonka työtehtäviin kuuluu varmistaa haluttujen tietojen keräys ja sen jalkautus. Tällöin vastuuhenkilö pystyy varaamaan riittävästi aikaa tiedonkeruulle sekä tiedon analysoinnille. Muistakaa, että pitkällä tähtäimellä tuo sijoitettu aika säästää yritykseltä aikaa ja turhia kustannuksia.

Haluan vielä muistuttaa, ettei tiedonkeruun päätarkoituksena ole kerätä mielettömästi dataa, vaan kehittää organisaation, tiimien ja yksilöiden toimintaa. Tämän takia tiedonkeräämisessä kaikkein tärkeintä on varmistaa, että tiedon keräämisestä ja hyödyntämisestä tulee rutiini. Miettikää siis miten ja milloin tuloksia on tarkoitus käydä läpi. Varatkaa siihen myös aikaa kalenterista.

5 vinkkiä tiedonkeruun aloittamiseen:
1. Valitkaa ne tärkeimmät kohtaamispisteet, joiden kehittämiseen tarvitsette tietoa.
2. Tehkää selkeä suunnitelma, jossa huomiodaan kerätyn tiedon ajankohtaisuus ja kuinka keräätte tuon tiedon.
3. Välttäkää mittaamasta samaa asiaa kahdesti.
4. Valitkaa tiimikohtaisesti vastuuhenkilö tiedonkeruulle.
5. Tehkää tiedon hyödyntämisestä ja sen läpikäynnistä rutiini.

Haluatteko hyödyntää kyselyitä tiedonkeruussa? Lue kattava oppaamme kyselyiden rakentamisesta:

New Call-to-action


Toni Martikainen

Kirjoittaja Toni Martikainen

Digital Strategist at ZEF. Passion for personalized marketing and UX. A huge Star Wars fan.




Ota yhteyttä

Palvelemme kaikissa kyselyihin liittyvissä asiakastarpeissa. Jätä yhteystietosi, niin otamme sinuun välittömästi yhteyttä.