Vastaajien kutsumisen automaatiot ovat tuoreessa päivityksessä tulleet käyttöön. Tämä antaa mahdollisuuksia aiempaa monipuolisempaan vastaajalistojen hyödyntämiseen, ovatpa ne sitten Zeffistä käsin päivitettäviä tai integraation kautta tuotuja listoja.
Uudet ominaisuudet:
- Automaattiset kutsut ja muistutukset
- Kontaktien tuonti suoraan kutsulle
- Kutsujen lajittelu ja haku
- Ulkopuolisten (integroitujen) listojen lisääminen kutsulle
Vastaajien kutsuun liittyvät automaatiot ovat pitkään olleet Zeffiltä toivottujen ominaisuuksien kärkipäässä ja olemme kiirehtineet niiden kehitystä. Uudet ominaisuudeet mahdollistavat monia uusia tapoja käyttää vastaajalistoja. Voit esimerkiksi ylläpitää asiakaslistaa ja aina kun uusia asiakkaita tuodaan listalle, heille lähetetään kutsu kyselyyn. Listaa ei tarvitse välttämättä ylläpitää Zeffissä, vaan lista voi olla myös vaikkapa crm:ssä eli vastaajien kutsumisessa käytetty lista voi olla ”ulkoinen”.
Toivottu ominaisuus on ollut myös kontaktien tuonti siinä vaiheessa, kun kutsuviesti on muokattu valmiiksi. Nyt kutsuviestin vastaanottajalistan voi uuden ominaisuuden myötä tuoda samasta näkymästä, jossa viesti muutenkin laaditaan. Sitä ei siis välttämättä tarvitse tehdä etukäteen Kontaktit-välilehdellä. Välillähän käy niin, että kutsulistoja ei yksinkertaisesti muista tuoda työkaluun ennen kutsuviestin laatimista ja tästä syystä olemme halunneet yksinkertaistaa näkymää ja asiakkaiden toiveesta toimme kontaktien lisäämisen mahdollisuuden myös kutsuviestieditorin yhteyteen.
Mitä käytännön hyötyä automatisoidusta kutsumisesta on?
Käytännössä kutsuautomaatio mahdollistaa vaikkapa asiakaskuuntelun prosessin rakentamisen siten, että samalla kun uusi asiakas liitetään asiakaslistallenne, hänelle lähtee asiakkuuden alkuun ajoitettu kysely. Lisäksi voidaan ajastaa muistutus valmiiksi vaikkapa 3 päivän kuluttua alkuperäisestä listalle tulosta, mikäli kutsuttu henkilö ei ole jo vastannut. Sama logiikka toimii toki myös muissa kyselyissä kuin asiakaskyselyissä: kun olet kytkenyt tietyn kutsuviestin haluamaasi vastaajalistaan ja listalle tulee uusia kontakteja, viesti lähetetään heille automaattisesti.
Oleellista on, että tällaisella automatisoidulla prosessilla sinun ei tarvitse luoda aina uutta lähetyslistaa ja kutsua vastaajia erä kerrallaan vaan voit tuoda vastaajia jatkuvasti, vaikkapa uusien asiakkaiden tullessa palvelunne piiriin. Pidät vain kutsuviestin ajan tasalla ja täydennät vastaajalistaa, jolloin prosessi saadaan hyvin vaivattomaksi. Kaikkein vaivattominta on, mikäli rakennatte myös vastaajalistojen tuontiin integraation ja tuotte nämä suoraan CRM:stä, mutta tämä ei ole välttämätöntä.
Miten rakennat automatisoidut kutsut ilman hammasten kiristelyä?
Automaation rakentaminen on selkeää ja vaivatonta.
- Luo Toimita-välilehdellä ensin kutsuviesti, kuten olisit luomassa aivan tavallista kyselykutsua.
- Valitse Valmis lähetettäväksi -painikkeen vierestä alasvetovalikosta Automatisoi.
- Valitse oikea vastaanottajalista.
- Valitse Automatisoi ja vielä seuraavasta valikosta Automatisoi.
- Tarvittaessa lisää tekstiviesti.
- Automaatio on nyt valmis ja voit jäädä odottelemaan tulosten kertymistä.
Tämän jälkeen voit halutessasi automatisoida myös muistutusviestien lähetyksen yhtä lailla suoraviivaisesti.
- Valitse Toimita-välilehdellä aiemmin luomasi kutsuviestin alta Uusi automatisoitu muistutus.
- Valitse haluatko lähettää E-mail- vai SMS-muistutuksen.
- Muokkaa muistutusviestin sisältö haluamaksesi.
- Valitse Automatisoi muistutus.
- Aseta sopiva viive muistutusviestille (esim. 3 päivää), sekä valitse mille osalle vastaajista muistutus lähtee (esim. ei-klikanneet).
- Valitse Automatisoi.
- Muistutus on nyt asetettu ja lähetetään kullekin vastaanottajalle asettamallasi viiveellä sen jälkeen, kun hänelle on lähtenyt alkuperäinen kutsu.
Lopuksi
Automaatioiden rakentaminen auttaa sinua säästämään aikaa ja vaivaa vastaajien kutsumisessa. Samalla voit siirtyä vastaajalistojen vähittäisestä keräämisestä jatkuvaan palautteenkeruuseen ja tämä auttaa osaltaan pitämään raportointiasi ajan tasalla. Tiedolla johtaminen on taas hieman helpompaa.
Millainen olisi sinun kyselysi?
