zef_logo.png
Ë
ZEF ZEF • syyskuuta 29, 2014

Työelämä 2020 –blogikampanja: 5 vinkkiä parempiin kokouksiin


5 vinkkiä parempiin kokouksiin

ZEF on mukana hallituksen Työelämä 2020 -hankkeen blogikampanjassa. Hankkeen tavoite on rakentaa Suomen työelämästä Euroopan paras vuoteen 2020 mennessä. Blogikampanjassa eri organisaatiot kertovat eri näkökulmista, mitä ne tekevät paremman työelämän eteen. Tarkoituksena on jakaa oppeja ja vinkkejä sekä lisätä keskustelua työelämän kehittämisestä. Lisätietoja hankkeesta: www.tyoelama2020.fi.

Re:meet Oy:n toimitusjohtaja Janne Orava kirjoitti Työelämä 2020 –haasteblogin ”tehokkaista ja energisoivista kokouksista kaikkien työntekijöiden perusoikeutena”. Vastauksena haasteblogiin valotamme omia kokouskäytäntöjämme ja jaamme viisi vinkkiä parempiin kokouksiin.

Sana kokous tuppaa aiheuttamaan mielikuvan ahtaasta, huomattavan hiilidioksidipitoisesta huoneesta, jossa ryhmä ihmisiä kokoontuu neliskanttisen pöydän ääreen ja piiloutuu läppäriensä taakse vajotakseen koomaan puheenjohtajan mutistessa videotykille.

ZEFillä ei pidetä kokouksia. ZEFillä fiilistellään yhdessä.

Viikkomme starttaa maanantaiaamuisin Fightclubilla. Toisin kuin nimi saattaa antaa ymmärtää, kyse ei ole nyrkkitappelusta tai muusta kahakasta, vaan koko ZEF-perheen yhteisestä Skype-puhelusta. Fightclubissa jokainen Warriorimme kertoo vuorollaan, mitä liikuntaa on edellisellä viikolla harrastanut ja jakaa edellisen viikon huippuhetkensä. Fightclubin vetovastuu vaihtuu viikoittain niin, että jokainen Warrior pääsee kyselemään työkavereidensa fiiliksiä vuorollaan.

Kaikkien palavereidemme aluksi käymme läpi arvomme - keskustelemme siitä, miten rakkaus, rohkeus ja intohimo ovat näkyneet työssämme:

Olemmeko kohdelleet toisiamme, asiakkaitamme ja sovellustemme käyttäjiä rakkaudella? Olemmeko rakastaneet sitä, mitä teemme? Olemmeko kehittäneet itseämme ja toimineet heti? Olemmeko olleet rohkeita ja periksiantamattomia?

Ns. braintrust-ajattelua myötäillen pyrimme luomaan luottamuksen ilmapiirin, jossa kunkin palaveriin osallistuvan ajattelu voi yhdistyä joksikin suuremmaksi, uutta luovaksi ja energisoivaksi kollektiiviseksi kokonaisuudeksi.

Uskomme, että kokouskäytäntöjen – kuten koko yrityksen kulttuurin - tulee ennen kaikkea heijastaa osallisena olevien ihmisten mielenmaisemaa. ZEFillä jokainen tiimi muovaa käytäntönsä itsensä näköisiksi, omaa työtään parhaiten palveleviksi. Esimerkiksi luova tiimimme haluaa välillä lyödä päitään yhteen metsässä ilman tekniikkaa. Koodariosastomme taas katkaisee tuijotuskilpailunsa tietokoneen näyttöä vastaan pitämällä kokouksensa seisten. Kukin tyylillään.

Pyrimme tekemään kaikista prosesseista mahdollisimman keveitä, työfiilistä nostattavia ja vapaaehtoisuuteen pohjautuvia, ja tämä näkyy myös kokouskäytäntöjemme väljyydessä. Uskomme, että parhaat päätökset - ja niiden myötä tulokset - syntyvät rakkauden, luottamuksen ja innostuksen ilmapiirissä, jossa jokainen itseään toteuttaen haluaa kantaa vastuuta yhteisestä menestyksestä.

ZEFin vinkit onnistuneisiin kokouksiin:

1. Kokousta laatikon ulkopuolella

Älä pidä kokousta pienessä laatikossa, vaan pysyttele boksin ulkopuolella. Kokouskäytäntöihinkin voi tuoda ripauksen mielikuvitusta. Vaihtakaa kokouksen vetäjää viikoittain, kokoontukaa välillä ilman läppäreitä ja keskustelkaa strategiasta vaikka yhteisellä aamupalalla.

2. Rakenna luottamuksen ilmapiiri

Luo kokoukseen ilmapiiri, jossa tyhmin idea saa suurimmat aplodit. Mitä vapaammin erilaisia mielipiteitä ja ehdotuksia voi heitellä, sitä todennäköisemmin kokouksen seurauksena syntyy jotain uutta. Muista, että parhailla ideoilla on usein taipumus ottaa ensiaskelensa vitseinä.

3. Nostata fiilistä

Kokouksissa päätetään tärkeistä asioista. Hyvä fiilis johtaa hyviin päätöksiin. Kokoustaka siis hyvällä fiiliksellä – älä antaudu kokouskoomalle. Kokoukset voi nähdä joko yhden slotin kalenterista varastavina välttämättöminä pahoina taikka sitten lisäarvoa omaan työhön tarjoavina ja uutta ajattelua luovina, luottamusta ja yhteishenkeä buustaavina keskusteluhetkinä.

4. Kokousta tyylillä

Muovaa kokouskäytännöistä kokoukseen osallistuvien ihmisten näköisiä. Toiselle sopii tarkka Powerpoint-pohjainen esityslista, joku tykkää mutista nollat taulussa Skype-ikkunalle. Huomioi kokouskäytännöissä yrityksesi kulttuuri ja arvot.

5. Karsi turhat kokoukset

ZEFillä pyrimme kokoustamaan niin vähän kuin mahdollista. Huhujen mukaan myös esimerkiksi Supercellillä viikko aloitetaan ja lopetetaan yhdessä, ja muuten kaikki kokoukset pyritään pitämään poissa silmistä. Karsiessasi kaikki turhat palaverit sinulle saattaa jäädä aikaa vielä kokouksessa päätettyjen asioiden toteuttamiseksi. Less is more.

Oletko rakentamassa innostavaa ja välittävää yrityskulttuuria? LATAA tästä kattava Yrityskulttuurin ABC!

Yrityskulttuurin ABC

 




Ota yhteyttä

Palvelemme kaikissa kyselyihin liittyvissä asiakastarpeissa. Jätä yhteystietosi, niin otamme sinuun välittömästi yhteyttä.