zef_logo.png
Ë
Pinja Perttunen Pinja Perttunen • heinäkuuta 25, 2017

Kuinka välttää kutsuviestin joutumisen roskapostiin?


roskaposti_kutsuviesti.png

Aika ajoin saamme kyselyiden tekijöiltä surullisia viestejä: iso osa tai jopa kaikki kutsuviestit ovat joutuneet suoraan vastaanottajien sähköpostin roskapostikansioon, eikä kyselyn kohderyhmä ole päässyt tekemään kyselyä. Keräsimme alle muutamia vinkkejä, joiden avulla pystyt välttämään kutsujen luokittelun roskapostiksi ja saat vastaajat aloittamaan kyselyn.

Psst. Samat lainalaisuudet käyvät myös muiden sähköpostien, kuten uutiskirjeiden, lähettämiseen.

1. Lähetä viestejä vain henkilölle, jonka kuuluisi saada viestejä juuri sinulta

Spämmi on aina spämmi - niiin sähköpostimarkkinoinnissa kuin myös kutsuviesteissä. Älä osta valmiita sähköpostiosoitelistoja, vaikka saisit niitä halvalla ja ison määrän. Varmista siis, että sinulla ja sähköpostin vastaanottajalla on jonkinlainen suhde. Kuten kaikissa sähköpostiviesteissä, kohdentaminen oikealle ryhmälle on tässäkin lajissa avain menestykseen.

Kun olet lähettämässä esimerkiksi kutsuja asiakastyytyväisyyskyselyyn, mieti kahdesti, kenen tulisi saada kutsuviesti. Jos esimerkiksi asiakas ei ole ostanut yritykseltäsi viimeisen kahden vuoden aikana mitään, ei hän ehkä ole paras mahdollinen henkilö antamaan laadukasta palautetta yrityksen nykytoiminnasta. Sähköpostin vastaanottavan henkilön ei pitäisi tuntea saavansa roskapostia lähettäessäsi hänelle kutsuviestin.

2. Pidä viestin sisältö lyhyenä, valitse sanasi tarkasti ja kirjoita ne oikein

Älä käytä viestissä sanoja, jotka voisivat viitata tyypillisten roskapostiviestien sisältöön; esimerkiksi ilmainen. Otsikoi viesti informatiivisesti ja houkuttelevasti. Vältä huutomerkkejä ja kirjoittamista CAPS LOCKILLA. Ja kuten aina: tarkista kieliasu ja korjaa kirjoitusvirheet.

3. Lähetä viesti ilman liitteitä

Unohda liitetiedostot. Lataa tarvittavat lisätiedot esimerkiksi nettisivuillesi ja jaa tarvittava tieto linkkien kautta. Voit hyödyntää tässä myös kyselysi kiitossivua.

4. Testaa ja kokeile!

Lähetä kirjoittamasi viesti itsellesi ja vaikkapa muutamalle kollegallesi. Testatkaa, miten eri sähköpostisipalvelimet suhtautuvat viestiin. Jos viesti menee suoraan roskapostiin, tee muutoksia viestiin ja yritä uudestaan. Huomioithan kuitenkin, että jokaisen vastaanottajan sähköpostipalvelin voi suodattaa viestit yksilöllisesti.

5. Viesti etukäteen

Kerro tulevasta kyselyn kutsuviestistä ja sen aikataulusta vastaajille eri kanavissa jo hyvissä ajoin ennen kutsun lähettämistä. Perustele, miksi kyselyyn vastaaminen on tärkeää ja miten vastaaja hyötyy esimerkiksi mielipiteensä kertomisesta. Vastaajat osaavat tällöin odottaa kutsua kyselyyn ja vastaavat todennäköisemmin kyselyyn. Lisäksi esimerkiksi asiakaspalaute-tyyppisen kyselyn kohdalla vastaaja pystyy miettimään etukäteen asioita, joita hän haluaa tuoda esille vastatessaan.


Jos taas esimerkiksi toteutat yrityksesi sisällä toistuvasti kyselyitä, voit pyytää muita työntekijöitä tallentamaan käytetyn lähetysosoitteen välttääksesi kutsuviestien joutumista roskapostiin.

Mikäli lähetät kutsuviestejä ZEF-työkalusta, ota huomioon myös:

Syötä ZEF-työkaluun mahdollisimman paljon tietoja

Anna vastaajista niin paljon tietoa kuin mahdollista: täytä työkalun lomakkeen kaikki kohdat, eli sekä vastaanottajan sähköpostiosoite että etu- ja sukunimi. Täytä myös kaikki kohdat koskien kutsuviestin lähettäjää. 

Pidä lähettäjän sähköpostiosoitteena @zef.fi -osoite. Jotkut sähköpostipalvelimet nimittäin vierastavat sitä, että lähettäjän sähköpostiosoitetta yritetään niin sanotusti huijata eli ZEFin työkalusta lähetetään viesti jollakin muulla sähköpostilla kuin @zef.fi -loppuisella. Jos olet aina käyttänyt tiettyä @zef.fi -loppuista meiliosoitetta ja kutsut menevät roskaposti-kansioihin, pyydä työkalun tukichatista käyttöösi toinen osoite.

Muotoile kutsuviestin muuttujat oikein

Kutsuviestin mallipohjassa käytetään henkilökohtaisen linkin muuttujana “#WWW_CLIENT”. Voit kokeilla vaihtaa muuttujan muotoon: [url=#WWW_CLIENT]PAINA TÄSTÄ[/url].

Eikö mikään näistä edellä mainituista keinoista auta ja olet yrittänyt lähettää kutsuja esimerkiksi yrityksesi sisäiseen henkilöstökyselyyn? Yhdessä organisaatiosi IT-tuen tai sähköpostin palveluntarjoajan kanssa voitte “whitelistata” käytetyn @zef.fi-sähköpostiosoitteen, jolloin organisaation sähköpostijärjestelmä ei luokittele jatkossa tästä osoitteesta tulevia viestejä roskapostiksi. Ota yhteyttä työkalun tukichatissa, niin autamme whitelistaamisen kanssa.

Jos haluat lukea aiheesta enemmän, tutustu HubSpotin ja MailChimpin vinkkeihin, kuinka välttää roskapostifiltterit.

Lue myös, kuinka luot kutsuviestin ja nostat kyselysi vastausprosentteja.

Kaipaatko vinkkejä kyselyiden tekemiseen? Tutustu kattavaan kyselyoppaaseemme. Löydät oppaasta runsaasti ohjeita onnistuneen kyselyn suunnitteluun ja rakentamiseen.
 
New Call-to-action




Ota yhteyttä

Palvelemme kaikissa kyselyihin liittyvissä asiakastarpeissa. Jätä yhteystietosi, niin otamme sinuun välittömästi yhteyttä.