zef_logo.png
Ë
Maarit Kaikkonen Maarit Kaikkonen • kesäkuuta 8, 2017

Kuinka toimitat kyselyn vastaajille?


kuinka-toimitan-kyselyn-s.jpg
Nyt kun kyselyn sisältö on valmis ja ulkoasukin herättää ylpeyden tunnetta, on hyvä miettiä kuinka vastaajat tulevat löytämään kyselyn, jotta he pääsevät kertomaan palautteensa. Teimme avuksesi lyhyen muistilistan, jonka avulla tehostat kyselysi toimittamista oikealle kohderyhmälle.

Valitse kohderyhmälle sopiva toimitustapa

On hyvä pitää aktiivisesti mielessä kenelle kysely on alunperinkin suunnattu ja miksi heiltä halutaan kerätä tietoa kyseisen kyselyn avulla. Olipa kyseessä yrityksen henkilöstö tai asiakkaat, on tärkeää ymmärtää mitkä viestintäkanavat toimivat tälle kohderyhmälle parhaiten. Toimitustapana voi toimia niin sosiaalinen media kuin perinteinen sähköpostikin. Toimitustavan valinnassa tulee ottaa huomioon, miten yritys on aikaisemmin viestinyt juuri tämän kohderyhmän kanssa. Mikäli ette vielä tiedä oikeaa kanavaa, tai jos kohderyhmän tavoittaa useammasta kanavasta, voitte toki hyödyntää useita kanavia samanaikaisesti.

Mikäli kysely pyrkii esimerkiksi selvittämään verkkokaupassa asioineen asiakkaan kokemuksia liittyen ostotilanteeseen, olisi hyvä jos kysely saavuttaisi asiakkaan mahdollisimman nopeasti ostotapahtuman jälkeen. Kysely voisi tällöin olla upotettuna suoraan sivulle tai vaihtoehtoisesti asiakkaalle voidaan lähettää lyhyt kysely sähköpostitse heti ostotapahtuman jälkeen, esimerkiksi tilausvahvistuksen yhteydessä. Vastaajalle on hyvä tarjota mahdollisuus palata kyselyyn myös myöhäisemmässä vaiheessa, sillä näin vastaaja pystyy antamaan palautetta vielä päivä tai kaksi ostotapahtuman jälkeenkin.

Tässä muutama eri toimitustapa kyselylle:
- Sähköpostikutsuviesti 
- Kyselyn upottaminen verkkosivuille
- Kyselyn upottaminen omaan järjestelmään, esimerkiksi intranetiin 
- Kyselyn pitäminen auki julkisessa tilassa sijaitsevalla tabletilla tai tietokoneella
- Sosiaalinen media

Panosta selkeään ja kiinnostavaan kutsuviestiin

Päädyitpä sitten jakamaan kyselyn sosiaalisessa mediassa tai lähettämään sen eteenpäin hieman perinteisemmin sähköpostitse, mieti seuraavaksi minkä takia kohderyhmä haluaisi vastata tähän kyselyyn. Puhutaan niin sanotusta vastausmotivaation synnyttämisestä. Syynä vastaamiselle voi olla vastaajien halu auttaa yritystä kehittymään tai ihan vaan vastaajien kesken arvottava lahjakortti. Jos aiempien kyselyiden tulosten perusteella on tehty jatkotoimenpiteitä, myös nämä on hyvä viestiä vastaajille, jotta he tietävät että kyselyihin vastaaminen on kannattavaa. Tärkeintä on siis viestiä motivoivat tekijät vastaajille mahdollisimman selkeästi. Pyri olemaan ytimekäs välttämällä liian pitkää alustusta, muista sisällyttää viestiin selkeä toimintakehote ja pyri hyödyntämään visuaalisuutta sosiaalisessa mediassa.

Kyselyn toteuttamisaikataulu ja vastaamisen arvioitu kesto on myös hyvä mainita. Näin vastaaja osaa varautua kyselyyn oikein, eikä tällöin kiirehdi turhaan antaessaan palautetta.

Tarkista vielä että viestistäsi löytyvät ainakin nämä asiat:
- Linkki kyselyyn
- Aikataulu
- Ytimekäs ja selkeä viesti, josta ilmenee minkä takia kyselyyn kannattaa vastata
- Mahdolliset ohjeet kyselyyn palaamista varten
- Tieto siitä, onko kysely anonyymi

Muista muistuttaa!

Älä unohda muistuttaa vastaajia. Oikein tehtynä esimerkiksi sähköpostitse lähetettävät muistutusviestit ovat oivalluttava ja innostava tapa palauttaa kysely vastaajien mieleen. Muistutusviestissä kannattaa kuitenkin huomioida se, onko vastaaja jo aloittanut kyselyn teon vai onko se hänelle vielä uusi tuttavuus. Näin ollen ei kannata lähettää muistutusviestiä niille, jotka ovat jo vastanneet kyselyyn, sillä tämä voi aiheuttaa vastaajassa epävarmuutta siitä, ovatko hänen vastauksensa tallentuneet.

Hyödynnäthän myös muita kanavia muistuttamiseen. Mikäli valitsette kyselyn toimitustavaksi esimerkiksi sosiaalisen median, voitte julkaista kyselyn siellä muutamaan otteeseen. Voitte myös hyödyntää eri kanavia samanaikaisesti, mikäli alkuperäinen kohderyhmä pysyy samana.

Älä unohda käytettävyyttä!

Nyt kun kaikki muu alkaa olemaan toimituksen osalta valmista, palaa vielä itse kyselyyn. Tarkista että kohderyhmän on helppo vastata kyselyyn. Mieti, onko kyselyssä sellaisia kysymyksiä joihin vastaaja ei välttämättä osaa vastata ja testaa että kyselyn tekniikka toimii kaikilla laitteilla.

ZEF kyselyiden osalta noin 54 % vastaajista hyödyntää mobiililaitetta vastatessaan kyselyyn [1]. Huomioi siis mobiiliystävällisyys sekä itse kyselyssä kuin toimitustavoissakin. Mikäli kysely tehdään kaupassa esimerkiksi tabletilla, pyri siihen että yksittäinen vastauskokemus on suoraviivainen, eikä käyttäjä pääse näkemään kenenkään muun vastauksia.

Toivottavasti nämä vinkit auttavat sinua toteuttamaan onnistuneen kyselytutkimuksen. Mikäli tarvitset vielä apua kyselyn sisällön kanssa, suosittelen sinua tutustumaan
 kattavan oppaamme vinkkeihin. Oppaan avulla opit suunnittelemaan ja toteuttamaan erilaisia kyselyitä sekä keräämään laadukasta tietoa päätöksenteon tueksi.

New Call-to-action

1. Tieto saatu ZEFin Google Analyticsistä




Ota yhteyttä

Palvelemme kaikissa kyselyihin liittyvissä asiakastarpeissa. Jätä yhteystietosi, niin otamme sinuun välittömästi yhteyttä.