zef_logo.png
Ë
Maarit Kaikkonen Maarit Kaikkonen • joulukuuta 14, 2016

10 tapaa, joilla voit vaikuttaa vastausprosentteihin


10 tapaa, joilla voit vaikuttaa vastausprosentteihin

Meiltä monesti kysytään mikä on hyvä vastausprosentti. Tälle ei ole mitään suoraa vastausta, sillä kyselyiden vastausprosentteihin vaikuttaa hyvinkin moni eri tekijä. Yksi näistä on vastaajan sitoutuneisuus, eli miten sitoutunut vastaaja on kyselyn tekijään. Henkilöstökyselyissä on tyypillisesti parempi vastausprosentti kuin esimerkiksi asiakastyytyväisyyskyselyissä, sillä henkilökunta on monesti sitoutuneempi työantajaansa kuin asiakas on palveluntarjoajaan. Miten voit varmistaa mahdollisimman korkean vastausprosentin myös sinun kyselyssäsi?

1. Kerro vastaajille jo etukäteen, että heille on tulossa kutsuviesti kyselyyn.
Kun vastaajat ovat tietoisia kyselyn tarkasta aikataulusta, he voivat varata kalenteristaan aikaa kyselyyn vastaamiselle. Etukäteistiedon voi laittaa esimerkiksi osaksi uutiskirjettä, intranetiin tai ihan omana sähköpostiviestinään.

2. Vältä kompakysymyksiä.
Pyri tekemään vastaamisesta mahdollisimman helppoa, jotta vastaajat eivät tuskastu ja lopeta vastaamista kesken. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että yhdessä kysymyksessä tulee aina kysyä vain yhtä asiaa. Jos olet tyytyväinen asiakaspalvelijoiden ystävällisyyteen mutta turhautunut heidän ammattitaitoon, olisitko samaa mieltä vai eri mieltä tämän väittämän kanssa: “Asiakaspalvelijat ovat ammattitaitoisia ja ystävällisiä.”? Jaa tämä suosiolla kahdeksi eri kysymykseksi ja tulet huomaamaan että vastaajien on helpompi edetä kyselyssä.

3. Älä pakota vastaajia vastaamaan kysymyksiin.
Jos on pienikin mahdollisuus siihen, että kaikki vastaajat eivät pysty vastaamaan johonkin kysymykseen, lisää kysymykseen ohituskeino. Tämä voi olla esimerkiksi “en osaa sanoa” -vastausvaihtoehto. Mikäli kysymyksessä ei ole ohittamiskeinoa, vastaaja voi päätyä joko sulkemaan kyselyn kesken vastaamisen tai vaihtoehtoisesti arpomaan vastauksensa kysymykseen, mikä loppukädessä vääristää kyselyn tuloksia tämän kysymyksen osalta.

4. Anna vastaajille riittävästi aikaa vastata kyselyyn.
Jos kysely on auki vain viikon, on mahdollista että vuosilomalla ja sairaslomalla olevat henkilöt eivät ehdi näkemään kutsuviestiä ennen kuin vastaamisaika on jo päättynyt.

5. Anna vastaajille mahdollisuus tehdä kysely erissä.
Vastaajilla voi olla vaikeuksia irrottaa päivästään jopa 15-20 minuuttia aikaa kyselyn täyttämiseen kerralla. Varsinkin pitkissä kyselyissä vastaamista helpottaa se, että kyselyyn voi vastata esimerkiksi 5 minuutin erissä. 

6. Panosta kutsuviestin otsikkoon.  
Tee saatekirjeen otsikosta mahdollisimman kuvaileva, jotta vastaaja tietää mistä sähköpostiviestissä on kyse.  Jos vastaaja ei tiedä mistä on kyse, hän saattaa siirtää sähköpostiviestin suoraan roskakoriin ilman että hän edes avaa viestiä ensin.

7. Suunnittele kutsuviestin sisältö perusteellisesti.
Korosta vastaamisen tärkeyttä sekä mitä viime kyselyn tulosten perusteella on tehty. Kerro myös kyselyn aukioloaika sekä milloin ja miten tulokset tullaan viestimään takaisinpäin vastaajille. Kun vastaaja tietää että vastaamisesta on hyötyä, on todennäköisempää että hän avaa kyselyn ja tekee sen loppuun asti.

8. Muista muistuttaa vastaajia!
Muistutusviestin lähettäminen on erittäin tärkeää, sillä on hyvinkin mahdollista että osalla vastaajista alkuperäinen kutsuviesti on hautautunut muiden sähköpostien keskelle. Muistutusviestissä on hyvä olla myös tieto kyselyn sulkeutumisajankohdasta, jotta vastaajat varmasti tiedostaa mihin mennessä kyselyyn tulee vastata.

9. Lähetä muistutusviesti oikeille henkilöille.
Kyselyissä on kaksi vastausprosenttia: aloittaneet ja lopettaneet. Muistutusviesti on hyvä lähettää sekä niille jotka eivät ole vastanneet kyselyyn ollenkaan ja tämän lisäksi myös vastaajille jotka eivät ole vastanneet kyselyssä loppuun asti. Näin ollen saatte korotettua vastausprosenttia myös kyselyn viimeisissä kysymyksissä.

10. Kun kysely on suljettu ja tulokset on analysoitu, lähetä vastaajille kiitosviesti.
Kiitosviestissä on hyvä kertoa kooste siitä miten kyselyn tulokset vaikuttavat organisaation toimintaan. Mainitse muutama konkreettinen vahvuus sekä kehityskohde. Kun vastaajat näkevät miten heidän vastauksensa vaikuttavat organisaation toimintaan, on todennäköisempää että he vastaavat kyselyihin myös tulevaisuudessa.

Haluatko ymmärtää syyt henkilöstösi tyytyväisyyteen? Lataa ilmainen opas onnistuneeseen henkilöstökyselyyn!

New Call-to-action




Ota yhteyttä

Palvelemme kaikissa kyselyihin liittyvissä asiakastarpeissa. Jätä yhteystietosi, niin otamme sinuun välittömästi yhteyttä.